Po czym poznać nieoptymalnie zarządzaną firmę z górnego przedziału MSP? Po tym, że w dziale handlowym oraz finansowym korzysta się głównie z arkuszy Excela.
Prostota i dostępność arkuszy była zachętą dla wielu firm – to się da zrobić samemu, wystarczy jakaś znajomość Excela plus odrobina inwencji. Większość z tych zjawisk nie jest związanych z konkretnym oprogramowaniem Microsoft Excel z pakietu Office, gdyż identyczne zjawiska mogą wystąpić także przy produktach innych firm. Jakie są ich skutki? Podam na przykładzie pewnej małej firmy.
Stan zastany:
420 arkuszy MS Excel (w firmie trzy wersje MS Office’a- 2000, XP, 2007) pogrupowane po 24 katalogach. Skanowanie zawartości stacji roboczych znalazło dodatkowo 124 kopie tych samych arkuszy. Porównanie zawartości oraz czasów utworzenia i dostępu udowodniło, że ludzie pracują na nieaktualnych arkuszach!
Oprócz tego nikt nie potrafił powiedzieć skąd naprawdę brane są dane do obliczeń. Analiza zależności prowadzi do plików, ale połączeń jest tak wiele, że prześledzenie wszystkich połączeń w poszukiwaniu jednego błędu zajęło prawie cztery godziny.
Co było przyczyną? Zmiana w planie kont (dodanie JEDNEGO konta w czwartym zespole), która spowodowała zmianę szablonu i struktury arkuszy, z których były brane dane. Wbrew pozorom, firma wcale nie wykonywała jakiś zaawansowanych obliczeń, raport, który budził wątpliwości, dotyczył podziału kosztów pod względem MPK – standardowy raport w wielu porządnych systemach ERP. Ale ta firma korzystała z protezy raportów ERP zrobionej właśnie za pomocą Excela i narzędzi VBA.
Analiza zależności plików pokazała, że jedna zmiana spowodowała lawinę problemów, wątpliwe dane były generowane przez cztery inne raporty, tworzone właśnie w Excelu. Te dane były pobierane automatycznie, bez sprawdzania zawartości, bo niełatwo to wykonać.
Linki oraz nieaktualne dane to nie był jedyny problem w tej firmie. Najbardziej dały się ludziom we znaki obiekty umieszczane w skoroszytach.
Coś, co miało być rewelacją, stało się kulą u nogi – niezgodność między wersjami Excela przy makrach. Zaawansowane makro pracowicie oprogramowane w Excelu 2000, nie działa w 2007. Ponadto plik zapisany w Excelu 2007 (.xlsx) nie da się otworzyć w 2000, nawet mimo użycia konwertera. Dlaczego? Bo posiada osadzone obiekty (np. wykresy, schematy organizacyjne) w innej wersji, niż obsługiwana przez starszą wersje pakietu. Firmowemu informatykowi nie udało się zapisać pliku tak, by wszystko było zgodne wstecz. Dlatego zrezygnowano z makr i standardem zapisu jest stary format XLS. Bo działa.
Wrogiem nie jest program Microsoft Excel, bo jest to świetne narzędzie, z którego warto korzystać. Ale do wszystkiego się nie nadaje. Systemu ERP + CRM na pewno nie zastąpi.

Co można było zrobić z taką firmą?
Wyjściem było całkowite wywalenie Excela. Nie odinstalowanie tego programu, ale migracja do systemu, w którym wszystkie raporty były wbudowane.
Coś, co przedtem wymagało eksportu danych, przeklejenia do nowych arkuszy, połączenia i uruchomienia raportów, jest teraz dostępne na życzenie w czasie kilkudziesięciu sekund. Dodatkowym bonusem nowego oprogramowania są parametryzowane raporty, które przedtem wymagały sporo pracy z tabelami przestawnymi, filtrowaniem i przeklejaniem.
Przy okazji okazało się, że dwie deklaracje podatkowe zostały obliczone źle, gdyż arkusz Excela, który pomagał księgowej w obliczeniach, pobierał dane z nieaktualnego arkusza źródłowego. Wystawiono korekty, wprowadzono poprawki i sprawa ta jest już przeszłością. Podobnie jak cały arsenał arkuszy, które nie są już potrzebne. Decyzje można podjąć szybciej – a to się też liczy. Następnym krokiem bywa np. wdrożenie hurtowni danych.
Zmian na lepsze życzę każdej „excelowanej” firmie. Taka firma to dinozaur, a my się znajdujemy blisko podziału kredy i trzeciorzędu. Era mezozoiczna niebawem się skończy.
O problemach związanych właśnie z masowym wykorzystywaniem arkuszy kalkulacyjnych w firmach (nie tylko Excela, problem dotyczy arkuszy w ogóle) przeczytacie w najnowszym wydaniu tygodnika Computerworld.